EDI – Echange de données informatique

En passant d’un échange physique de documents commerciaux à un échange électronique, les entreprises bénéficient d’avantages significatifs tels que la réduction des coûts, l’amélioration de la vitesse de traitement, la diminution des erreurs et l’amélioration des relations avec leurs partenaires commerciaux.

Pour en savoir plus sur les avantages de l’EDI

Chaque terme de la définition est important :

• Ordinateur-à-ordinateur – l’EDI remplace les lettres, les fax et les courriels. Même si un courriel est envoyé par voie électronique, les documents qu’il permet d’échanger doivent tout de même être traités par les personnes au lieu des ordinateurs. Cette manière d’échange qui implique des personnes ralentit le traitement des documents et également provoque des erreurs. Au contraire, les documents EDI peuvent être transmis directement vers l’application appropriée sur l’ordinateur du destinataire (par exemple, le système de gestion des commandes) et le traitement commence ainsi immédiatement.
• Documents commerciaux – Ce sont les documents échangés quotidiennement entre les entreprises. Les documents échangés le plus souvent via l’EDI sont les bons de commande, les factures et les avis préalables à l’expédition (ASN). Toutefois, il existe de nombreux autres types de document tels que les connaissements, les documents douaniers, les documents de stock, et les documents de statut d’expédition.
• Format standard – Comme les documents EDI sont traités par les ordinateurs à la place des personnes, un format standard est nécessaire afin que l’ordinateur soit capable de lire et comprendre les documents traités. Un format standard permet de définir le type et la forme d’information exigés (par exemple, nombre entier, décimal, jjmmaa). Sans format standard, chaque entreprise enverrait des documents utilisant son propre format et, tout comme un francophone ne parle probablement pas japonais, le système informatique du destinataire ne comprendrait pas le format spécifique de l’expéditeur. Plusieurs normes en matière d’EDI sont actuellement en vigueur, notamment ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et XML. En plus, pour chaque norme, il existe beaucoup de versions différentes, par exemple ANSI 5010 ou EDIFACT version D12, Release A. Lorsque deux entreprises décident d’échanger leurs documents EDI, elles doivent préalablement convenir de la norme et de la version de l’EDI utilisée. Le plus souvent, elles utilisent un traducteur EDI (soit à l’aide d’un logiciel interne, soit avec l’aide un fournisseur de services d’applications) pour traduire le format d’EDI afin que les données puissent être utilisées par leurs applications internes et que le traitement de ces documents puisse être lancé automatiquement.
• Partenaires commerciaux – L’échange de documents EDI existe normalement entre deux différentes entreprises qu’on appelle les partenaires commerciaux. Par exemple, l’entreprise A vend des marchandises à l’entreprise B. L’entreprise A expédie des commandes à l’entreprise B. Dans ce-cas là, l’entreprise A et l’entreprise B sont des partenaires commerciaux.